Hvordan Eastlight oppdaget at tilgang tok 14 000 timer og kostet £ 545 000 årlig

Nøkler skapte hodebry for eiendomsdriften

Eastlight Community Homes, et beboerstyrt boligbyggelag øst i England, sto overfor store utfordringer med å administrere adgangen til sine 550 blokker og 14 000 boliger.

Problemer med adgang i 25 % av tilfellene

Når noen trengte adgang til en bygning, for eksempel en renholder eller for en brannsikkerhetsinspeksjon, førte problemer med nøkkelbokser – som feil koder eller manglende nøkler og adgangskort – til avbrudd i driften og risiko for regelavvik. Avvik på grunn av manglende adgang forekom i 25 % av tilfellene, noe som førte til logistiske utfordringer og sikkerhetsbekymringer. I gjennomsnitt tok det 4,5 dager å løse disse adgangsproblemene. Når man inkluderte de fysiske kostnadene for nøkler, adgangskort og kopier, slukte adgangsadministrasjonen anslagsvis 14 000 timer og £545 000 årlig.

«Vi måtte ofte kjøre i timevis bare for å åpne dører for kunder som hadde mistet nøkkelen eller glemt koden sin» – Stephen Pettit, Estate Safety Manager

Eastlight slet med vedvarende utfordringer knyttet til adgang og samsvar i fellesområdene. Nøkler, adgangskort og nøkkelbokser hadde blitt brukt inkonsekvent over tid, uten noen klar adgangsstrategi på plass.

«Unloc som produkt og som app – det er trygt, sikkert og uanstrengt. Det er virkelig så enkelt å installere og bruke» – Taryn Paton, Head of Compliance & Estates

Et behov for å effektivisere driften

Eastlight hadde to hovedmål:

1. Effektivisere adgangsprosessen for å redusere tiden som brukes på adgangsrelaterte problemer.

2. Forbedre etterlevelse av regelverk og bygningssikkerhet.

Målet var å eliminere tilfeller der man ikke kom seg inn, forbedre det generelle samsvaret og redusere de tilhørende kostnadene. Disse målene var drevet av behovet for å gjøre noe med en avviksrate på 25 % og redusere sikkerhetsrisikoen knyttet til bruk av nøkler, adgangskort og nøkkelbokser – løsningen ble mobil adgang.

«Etter at vi aktiverte Unloc på leilighetsblokkene våre, har vi redusert de årlige driftskostnadene (OPEX) med 34 %, i tillegg til at tilfredsheten har økt. Det kommersielle regnestykket gir seg helt selv» – Charlotte Todd, Executive Property Director

Ettermontering gjorde at dører kunne åpnes med telefonen

For å ta tak i adgangs- og samsvarsproblemene inngikk Eastlight et samarbeid med Unloc. Dette samarbeidet hadde som mål å implementere digitale låser i alle fellesområdene deres.

Prosjektet startet med et pilotprosjekt på 60 blokker, som innebar å ettermontere en usynlig Bluetooth-modul i felles inngangsdører, samt installere en elektronisk nøkkeldreier (også usynlig fra utsiden) på dørene til noen av de tomme eiendommene for å gi enkel adgang under arbeid.

Denne teknologien gjorde det mulig å åpne dører via mobiltelefonen. I tillegg fikk Eastlights Estate Safety-team tilgang til Unlocs administrasjonsplattform, slik at de kunne administrere og kontrollere adgang sentralt, og sikre at de rette personene hadde adgang til de rette dørene til de rette tidene.

Adgang gitt på sekunder for over 150 ansatte og entreprenører

Før samarbeidet med Unloc tok det i gjennomsnitt 4,5 dager å løse adgangsproblemer, noe som kostet Eastlight anslagsvis 14 000 timer og £545 000 årlig.

Med Unlocs løsning gis det nå adgang på sekunder for over 150 entreprenører og ansatte.

• 0 % adgangsproblemer og 100 % samsvar på blokkene der Unloc ble installert.

• 
  

  34 % årlig besparelse i driftskostnader (OPEX) som følge av reduserte maskinvarekostnader (låser, nøkler, adgangskort), færre fakturaer fra entreprenører på grunn av bomturer, og redusert drivstofforbruk.

• £312 000 i årlige besparelser på lønnskostnader ved å redusere reisetid og logistikkutfordringer, noe som frigjør fem dager i måneden for tre heltidsansatte.

• 500 færre miles kjørt i måneden for ett av teamene, noe som tilsvarer en reduksjon på 1,6 tonn CO2-ekvivalenter årlig.

• Økt tilfredshet blant de ansatte fordi de slipper å bekymre seg for tapte nøkler og alt styret med å skaffe erstatningsnøkler.

• Ressursallokering: Eastlight har flyttet fokus fra å løse operative utfordringer til å jobbe med mer strategiske og verdiskapende oppgaver, noe som øker den generelle effektiviteten betraktelig.

Oppmuntret av suksessen med den innledende implementeringen, er Eastlight klare for en nøkkelfri fremtid ved å rulle ut Unlocs mobile nøkkelløsning på 100 % av eiendomsporteføljen sin i løpet av de neste 12 månedene.

«Jeg hadde ventet i ukesvis på en fysisk nøkkel jeg hadde bestilt. Da jeg fikk den digitale nøkkelen, var jeg i gang samme dag. Helt utrolig!» – Beboer

Nysgjerrig på å lære mer om å bli nøkkelfri?

Kontakt Marcus Hjelleset på marcus@unloc.app for å finne ut hvordan Unloc kan hjelpe deg med å nå målene for din eiendomsportefølje.